能源委員會很高興提供額外的靈活性並減少與發票審查和預算修改流程相關的行政負擔。透過這些改進，收件者被提醒，預算或發票中包含的所有項目必須是完成工作範圍並滿足其他協議要求所必需的，並且發票必須代表實際成本。此外，CAM 可能會要求提供他或她認為支持發票或預算重新分配所必需的其他資訊。
能源委員會將直接勞動力定義為「卸載」勞動力費率——它是在不考慮附加福利、間接管理費用、一般管理費用或任何其他附加成本的情況下計算的基本費率。這是實際支付給僱員的工資或工資率。
直接勞動力預算考量
- 接受者應包括在補助金有效期內可能使用的所有可能的工作類別
- 有三個職位對大多數專案類型都有幫助，但經常被忽視：專案經理，使所有專案任務步入正軌；行政技術支持，跟踪預算、發票等；以及技術作家，負責翻譯技術材料將報告翻譯成可以向更廣泛受眾傳播的語言。
- 在估算費率時，受助者應考慮在補助金有效期內可能出現的工資增長。估算應設定在高端，以避免未來預算重新分配。但請注意，這些估算並非「協商費率」——即使預算中的估算較高，受資助者、子受資助者和供應商也只能用 CEC 資金償還實際支付的費用。
- 接收者應確保直接勞工類別中包含的工作分類是適當的。某些工作分類通常包含在間接成本（即間接費用或一般和行政費用）中，而不是直接人工成本中，因為這些職位的個人通常不會保留追蹤特定活動的工時的詳細時間表（這是直接人工費用的要求）。範例包括：
- 執行幹事
- 諮詢
- 會計師
- 人事官員
- 行政或文員人員
但是，如果接收者可以提供詳細的時間表，則對這些人的收費是可以接受的。請參閱下面的「可接受的時間表的要求」。
此外，如果計入直接勞動力，接收方應確保這些工作分類不會在間接成本中重複計算。
可接受的時間表的要求
如果您接受審計，審計員將要求您提供文件來支援您的直接人工費用。時間表可以是硬拷貝或電子形式，並且必須：
- 追蹤個人的所有工作時間；
- 分解為具體活動/項目，包括休假、訓練、行政時間等；
- 支持計費時間與撥款工作範圍直接相關；和
- 包括證明它們由員工填寫、經主管批准並以批准後無法更改的格式保存的證據。
直接人工發票注意事項
- 接收者可能不會按照估計的人工費率計費。相反，所有可報銷費用和配套費用必須以實際費用開立發票。
- 如果您尋求的實際成本報銷超出了預算中包含的估計人工費率，您將需要仔細追蹤支出，以確保您不會超出此類別的預算。雖然可能會要求重新分配預算，但您需要證明重新分配的原因，並表明如果您必須從其他預算類別中提取資金來支付勞動力成本，該專案仍然可以成功完成。如果預算重新分配不可行，您可以收取額外的勞動成本來匹配。
附加福利是雇主向僱員提供的除正常工資和工資之外的津貼和服務，作為補償。 （資料來源：《聯邦法規電子法典》，第2 章，小標題A，第二章，第2 部分，第200.431 節。）附加福利的例子包括假期、病假、醫療和牙科保險、失業福利計劃、工資稅和退休金計劃。接受者將提供附加福利“費率”，以直接勞動力的百分比表示。
附加福利費率是針對特定實體的，並且該費率中包含的項目可能差異很大。
為了計算附加福利率，接受者需要將向僱員提供的任何福利的年度成本或政府為僱用員工而要求的任何稅收（例如工資稅）相加。這些年度成本總額除以年度薪資總額。結果就是附加福利率。
每年重新計算附加福利
- 由於福利成本和工資總額每年都會發生變化，因此受益人應每年重新計算附加福利率。
- 如果在重新計算附加福利費率後，接受者發現他們超額申報了附加福利支出，請與 CAM 討論以確定是否應匯出該金額或將其記入下一次報銷請求。
- 如果在重新計算附加福利費率後，受助者發現他們少報了附加福利，請與 CAM 討論以確定是否應提交調整後金額的報銷請求。額外索賠受預算類別限制。
諮詢
如果顧問包含在直接勞動力中，則不應向該勞動力收取附加福利。公司通常不為顧問支付醫療保險或工資稅等福利。因此，公司在計算可申請的附加福利金額時應排除顧問人工成本。
可接受的支持文件
在進行審計時，審計員將要求提供文件以證明所收取的附加福利費用是實際成本。審計師還將確認費率中包含的支出類型是否適當：僅應包括真正使員工受益或僱用員工所需的成本。
支援文件必須符合 OMB 規則。 （請參閱第 200.431 節： https://www.ecfr.gov/cgi-bin/text-idx?SID=5c3db28847a91cd02783ad85cfde4….)
發票注意事項
- 您只能索取實際的附加福利率；根據您的預算估算的費率不是「協商費率」。
- 驗證 CEC 基金和配套基金的附加費率是否已正確計算。 （FR x DL CEC 基金和 FR x DL 配套基金）。 CEC 基金不得用於支付配套基金收取的直接勞動力的附加福利。
旅行政策
能源委員會將報銷已批准完成工作範圍內任務所需的差旅費。對於使用現有預算表的接收者，任何未標識為「預先批准」的旅行都必須獲得批准才能付款。對於使用新預算表格的接收者，作為預算工作表中的行項目包含的旅行將被視為已批准。未確定為預先批准或未包含在預算工作表中的旅行必須使用旅行表格進行批准。旅行前或旅行後均可尋求旅行批准。然而，能源委員會建議在旅行前獲得批准，因為未經批准的旅行產生的費用將由接收者自行承擔。預先批准可確保能源委員會確定該旅行對於完成工作範圍內的任務是必要的。
收
只需收據：
- 住宿
- 機票
- 租車（含汽油費）
- 巴士/火車
發票金額不必與預算工作表估算相符
能源委員會承認協議預算或旅行表格（如果提交預先批准）中列出的金額是估計值。 CAM 可能會批准與估算相當相似的實際旅行費用。如果實際費用大大高於估計費用，CAM 應要求對差異作出解釋。 CAM 必須獲得主管批准才能對反映實際差旅費用的發票提出異議。
旅遊費用詳情
住宿
能源委員會將以標準房價報銷住宿費用。能源委員會不會報銷豪華住宿費用。
對於加州的所有城市和縣（舊金山除外），每間客房每晚的實際住宿費用最高可達 200 美元（含稅）。
對於舊金山，每間客房每晚的實際住宿費用最高可達 300 美元（含稅）。
如果實際住宿費用超過上述規定的最高費率，CAM 應要求解釋為什麼該費用在這種情況下是合理的。 CAM 有權在有合理理由的情況下批准額外費用。
能源委員會不會報銷標準房價和稅費以外的任何費用。例如，能源委員會不會報銷按房間收費的電影或活動費用。
交通運輸
機票
能源委員會將依照商業航空公司的客車費率進行補償。能源委員會不會報銷航班升級費用。
汽車租賃
能源委員會將報銷適合旅行目的的車輛費用。能源委員會不會為豪華汽車提供補償。
能源委員會不會使用 CEC 基金補償車輛保險費用，但接收者可以向匹配基金收取保險費用。
巴士/火車
能源委員會將報銷標準客車費率。能源委員會不會報銷升級費用。
個人車輛里程（無需收據）
駕駛私家車時，目前可報銷里程費率可在 https://www.irs.gov/tax-professionals/standard-mileage-rates
每日津貼（無收據）
對於以下費用，每日每日津貼的基本最高限額為實際費用，每天最多為 100 美元：
- 餐點
- 雜費（即給飯店工作人員和計程車/共乘司機的小費）
- 停車處
- 通行費
- 計程車/共乘
注意：當申報費用作為可報銷費用或匹配份額費用時，酒精飲料不被視為符合協議的費用。
設備的定義是購買單位成本為 5,000 美元或以上且使用壽命為一年或以上的有形物品。
設備政策
能源委員會將補償已批准完成工作範圍中的任務所需的設備的實際成本。預算中列出的設備被視為已獲得批准。
如果接受者想要尋求預算中未包含的設備的報銷，“新增設備/M&M 的表格” 必須由接收方提交並經 CAM 批准。新增設備可能需要重新分配預算。
預算發展
專案設備，無論是否由受方、子受方或供應商實際購買，如果設備符合以下條件，則可以包含在受方預算中：
- 現成的－不是子受方專門為此計畫建造的；和
- 透過公平交易從第三方購買 - 不是從母公司/子公司/姊妹公司、家人或親密朋友購買。
本設備不計入區分「主要子受方」和「次要子受方」的 100,000 美元門檻。
子受方專門為此專案製造的設備將列在子受方的預算中。建造該設備的時間、材料和其他費用將計入「主要子受資助人」的 100,000 萬美元門檻。主要子受資助者必須提供詳細的預算，其中列出了所有類別的支出。這是為了確保子受資助人能夠支持審計員的「銷售貨物成本」評估所必需的。
子受資助人從母公司、子公司或姊妹公司、或從家人或親密朋友處購買的設備應以相同的方式處理。在這種情況下，子受方只需提供相關公司的產品製造成本（按子受方預算中的預算類別細分）。若經過審計，子受資助人應提供相關公司費用的支持文件。
發票注意事項
- 預算金額為估算值。協議預算中列出的設備金額仍被視為估計金額，並不代表能源委員會可以為該項目支付的最高金額。
- 必須提供支援文件。對於每項總金額等於或大於 100,000 美元（包括 CEC 和配套資金）的設備，必須向 CAM 提供顯示付款條件的文件。
- 例如，包含 10 個小部件的單一行項目，每個小部件 12,000 美元（相當於 120,000 美元）將需要支援文件，即使匹配基金支付 60,000 美元，CEC 基金支付 60,000 美元。
- 可接受的支援文件包括發票、帳單或已付款或已發生設備成本的設備收據（意味著即使尚未實際支付，費用也具有法律約束力）。沒有發票、帳單或收據的採購訂單是不夠的。
- 如果在先前的發票上，CEC 預付了總項目成本為 100,000 美元或以上的設備費用，並且該發票包含設備的額外付款，則接收方必須提供先前分期付款的付款證明。
- 在某些情況下，收款人可能無法提供付款證明，因為它尚未從先前的發票中收到用於支付分期付款的資金。當能源委員會預付設備或分包商發票等費用時，協議條款和條件要求接收方在收到能源委員會付款後 14 天內向該實體付款。如果接收者在提交另一張發票之前尚未收到付款，能源委員會將支付額外的分期付款，而無需提供前一期付款的付款證明。
- 要將設備添加到預算中，接收者必須提交“新增設備/材料和雜項的表格“
- 該表格可以包含在發票中，如果設備獲得批准，則無需先完成預算修改即可支付費用，只要添加設備不會觸發預算重新分配（即，該新設備正在取代現有設備，該項目不再需要。）
- 如果需要重新分配預算，則在預算重新分配完成之前無法支付新設備費用。
- 如果可以在不重新分配預算的情況下支付發票，則仍需要完成預算重新分配，以確保預算正確反映項目的實際設備，但可以在支付發票後進行。 ECAMS 團隊建議在下一個季度進度報告中提交預算重新分配。
大型設備支出獨立查證
CAM 必須與供應商獨立核實設備採購： 1) 每行項目產生的成本達到或超過 100,000 美元的設備；或 2) 單一設備供應商的設備成本為 100,000 美元或以上。
設備驗證電子郵件表格 將用作接收方將 CAM 連接到供應商的工具，否則供應商可能會猶豫是否與能源委員會分享付款詳細資訊等財務資訊。
如果電子郵件驗證選項有問題，收款人可以使用其他選項來驗證 100,000 美元或以上的裝置採購。對於全額或部分付款，付款證明可以是支票或電匯的副本以及銀行對帳單，以驗證資金已實際支付給設備供應商。如果是按期付款，則需要設備供應商的發票（包括已付金額和當前應付金額）以及銀行對帳單副本，以驗證付款已到位。
材料
材料是指購買的任何不符合設備定義的有形物品。材料的採購單位成本低於 5,000 美元或使用壽命低於一年。材料範例包括：原料、金屬板材、馬達。
其他
雜項項目是不屬於其他預算類別的費用項目。雜項費用必須直接分配給 CEC 資助的項目。雜項成本的例子包括：實驗室或設施租賃、視聽設備租賃、軟體許可證、印刷（宣傳冊/小冊子）、
您的預算中列出的項目是否適合該類別？
- 除非明確該費用是為了擴大工作範圍而產生的，否則接收方不應直接開立帳單項目，例如紙張、印表機碳粉、鉛筆、租金、水電費等。這些類型的費用通常包含在間接費率中。
- 涉及人工的服務或成本項目是子受方或供應商，不屬於此類。
所需支援文件
對於總金額為 5,000 美元或以上的任何行項目，必須提供證明文件。
- 例如，包含 6 個小部件的單行項目，每個小部件 1,000 美元（相當於 6,000 美元）將需要收據，即使匹配基金支付 3,000 美元，CEC 基金支付 3,000 美元。
可接受的證明文件包括發票、帳單或已支付費用或已發生費用的收據（意味著即使尚未實際支付，該費用也具有法律約束力）。沒有發票、帳單或收據的採購訂單是不夠的。
將新的 M&M 項目加入預算中
如果接收者想要向材料和雜項類別收取費用，則該費用必須是完成工作範圍所必需的。預算中包含的所有項目都被視為已批准，因為它們已被確定為必要的。
添加費用少於 5,000 美元
只要是完成工作範圍所必需的並滿足其他協議要求，接收方可以向此類收取 5,000 美元以下未包含在預算中的費用。發票不需要提供證明文件，也不需要透過表格批准新增設備/材料和雜項。
儘管能源委員會的目標是減輕行政負擔，但接收方應避免「玩弄系統」的做法，透過在發票中小幅增加項目來避開 5,000 美元的批准門檻。此外，接收者必須隨時注意預算外的支出，以便支出不超過類別預算。
添加超過 5,000 美元
如果接收者想要向該類別收取每行項目 5,000 美元或更多的費用，且該費用未包含在預算中，則新費用必須通過 新增設備/材料和雜項的表格 以便得到報銷。完整的表格可以在開立發票之前提交，或與尋求費用報銷的發票一起提交。也必須提供支援文件。
加州能源委員會將實體區分為 收件人, 子受資助人和 廠商.
A 接受者 定義為與 CEC 簽署資助協議的實體。
A 子受助者 被定義為直接從接受者處接收贈款資金並受接受者委託決定如何進行某些贈款活動的實體。子受方的角色涉及對贈款活動的自由裁量權，而不僅僅是銷售商品或服務。
支援將實體分類為子受方的特徵包括實體：
- 是否根據 CEC 計劃的目標是否實現來衡量其績效；
- 負責計劃性決策；
- 負責遵守 CEC 授予協議中規定的適用 CEC 計畫要求；
- 根據其協議，使用 CEC 資金執行授權法規中指定的公共目的計劃，而不是為了接收者或次級接收者的利益提供商品或服務；或者，
- 為 CEC 資助的項目提供配套份額資金捐助。
A 次級受資助人 與子受方具有相同的意義，只不過它從子受方接收贈款資金。還可以有更低等級的子子受資助人。
A 供應商 被定義為向受方、子受方或任何層級的子受方出售商品或服務以換取部分贈款資金的個人或實體，並且不決定如何執行贈款活動。供應商的角色是部長級的，不涉及贈款活動的自由裁量權。供應商是透過競爭過程選擇的實體，或以公平合理的價格提供產品或服務的實體。表示受方或子受方與供應商之間的採購關係的特徵是供應商：
- 在正常業務營運範圍內提供商品及服務；
- 向許多不同的購買者提供類似的商品或服務；
- 通常在競爭環境中運作；
- 提供輔助 CEC 計劃運作的商品或服務；和
- 由於協議的原因，可能不會遵守 CEC 計劃的所有要求，但由於其他原因可能適用類似的要求。
在做出決定時運用判斷
在確定接收者或子接收者與另一個實體之間的協議是否將後者視為子接收者或供應商時，關係的實質比協議的形式更重要。上述所列的所有特徵可能並非在所有情況下都存在，接收者必須運用判斷將每份協議分類為分包合約或採購合約。
受方或子受方實體必須根據具體情況確定其為支付 CEC 計畫資金而製定的每項協議是否將接收資金的一方定位為子受方或供應商的角色。 CEC 可以提供並要求接收者遵守額外的指導來支持這些決定。如果對於某個實體是否應被歸類為子受方或供應商存在分歧，CEC 保留最終決定權。
預算發展
今後，受方應將專案中使用的所有設備納入受方的設備預算類別，而不是將設備作為子受方/供應商預算的行項目。設備不計入 100,000 美元的「主要子」門檻。
子受方/供應商要求
對於任何收到 100,000 美元或以上能源委員會資金的子受方（主要子受方）：
- 子受資助人必須像受資助人一樣提供預算。
- 在為子受方的工作開立發票之前，受方必須提交與子受方的協議以供審核。
- 對於每個子受方，CAM 將：
- 審查範圍以確保適合項目
- 審查預算以與專案保持一致
- 確保 CEC 的「向下流動」條款包含在子受資助人協議中
- 子受方發票須遵守訓練發票要求。
- 子受方的發票必須：
- 就像收件人一樣按類別細分
- 包括子受方的實際來源文檔，而不是由受方建立的文檔。
- 足以讓我們驗證我們是否支付了實際費用。
- 如果審核員選擇審核子受方，則子受方必須能夠提供與受方要求提供的相同支援文件。這是協議條款和條件的向下規定。
對於任何收到能源委員會資金少於 100,000 美元的子受資助人（小型子受資助人）：
- 無需詳細預算 – 接收者只需提交子接收者的發票。
- 無需審查合約
- 無需培訓發票
- 須遵守向下流動規定
供應商：
- 無需詳細預算 – 接收者只需提交供應商的發票。
- 無需審查合約
- 無需培訓發票
- 發票必須證明供應商進行了競爭性投標，或是提供公平合理價格的負責任的供應商。
- 當接收方將某個實體歸類為供應商時，接收者必須保留證明如何確定價格公平合理的文件。
- 如果 CAM 擔心某個實體被錯誤分類為供應商，CAM 會將問題提交給其主管。
- 供應商可能會免受某些流轉條款的約束。檢查適用的條款和條件。
與子受資助者相關的其他資訊：
- 接收者負責管理其子接收者和供應商。若子受方或供應商未履行本協議規定的義務，則受方應對其不履行義務承擔責任。同樣，如果審計發現子受方未遵守實際成本發票或維護可接受的支援文件的要求，則受方應對質疑的成本承擔責任。
- 主要子受資助人應參加行政啟動會議，以便更了解自己的責任。
間接成本是指為公共或私人實體的共同或共同目的而發生的成本，使多個項目或活動受益，並且不易分配給這些項目和活動。例如，很難將建築物的營運成本分配給公司執行的每項活動。
間接成本、間接費用、一般和管理 (G&A)、設施和行政 (F&A) 都是間接成本的術語。間接成本的典型例子可能包括建築物和設備的折舊、與營運和維護設施和設備相關的成本以及一般管理和開支，例如高階主管的薪資和開支、人事管理和會計。此類別通常涵蓋其他一般業務費用，例如列印紙、印表機碳粉、鉛筆、租金和水電費。
補助申請人可以選擇間接成本的三個選項之一。必須在提交第一張發票之前做出選擇，並且必須在補助金的有效期內保持該選擇。
選項 1 – 國防合約審計機構 (DCAA) 或其他聯邦批准的間接費率
擁有 DCAA 或其他聯邦機構聯邦批准的間接利率的實體可以使用批准的間接利率來獲得能源委員會撥款。必須提供批准信的副本。 CAMS 將審查該函件，以確定其適用於哪個財政年度以及計算費率的依據，以確保批准的費率適用於最近的財政年度，並且補助金的間接計算與批准的方法相符。如果 CAMS 對這封信有疑問，可以聯絡 CEC 的審計辦公室。
使用此選項的好處：
- 除信件外，不需要任何備份文件。
- 間接成本不受能源委員會審計。
該比率通常每年都會發生變化，而這種變化通常是可以接受的。
- 當利率下降時，間接預算類別不需要調整。
- 當利率上升時，如果利率上升需要重新分配預算以增加間接預算類別的總美元價值，則需要根據補助協議變更批准表進行批准。
選項 2 - CEC 最低費率
對於 1 年 2024 月 XNUMX 日之前生效的協議：
CEC 規定了修正總直接成本 (MTDC) 10% 的最低稅率。這與聯邦政府在 1 年 2024 月 1 日之前使用的最低稅率相同。 MTDC 的定義為：所有直接薪水和工資、適用的附加福利、材料和用品、服務、差旅以及每個子獎勵的前 2024 美元（無論該獎勵下的子獎勵的執行期限如何）。 MTDC 不包括設備、資本支出、租賃費用、學費減免、獎學金和研究金以及每項子獎勵超過 10 美元的部分。
對於 1 年 2024 月 XNUMX 日或之後生效的協議：
CEC 規定了修正總直接成本 (MTDC) 15% 的最低稅率。這與自 1 年 2024 月 50,000 日起聯邦政府使用的最低稅率相同。 （不論該獎項下子獎項的執行期限為何）。 MTDC 不包括設備、資本支出、病患照護費用、租賃費用、學費減免、獎學金和研究金以及每項子獎勵超過 50,000 美元的部分。 2 CFR 第 200 部分、《統一管理要求》、《成本原則》和《聯邦撥款審計要求》中概述了這些變更。
使用此選項的好處：
- 無需備份文檔
- 間接成本不受能源委員會審計。
- 當最終應用於將間接成本率作為評分標準一部分的招標時，此選項將保證申請人獲得滿分，以激勵其使用。
對於沒有既定成本分配計劃的小型新創公司，或者想要一個簡單的選項來消除此類文件要求和審計結果風險的實體來說，此費率可能是一個絕佳的選擇。
此比率在補助金有效期內不會改變。如果能源委員會提高最低費率，則只有新的撥款才會使用新費率。
儘管在贈款期限內不允許提高利率，但如有必要，如果其他類別金額發生變化，並且這些變化增加了間接預算中收取的總金額，則可以透過預算重新分配來增加預算類別金額（如有必要）類別。
選項 3 – 接收者的成本分配計劃
在此選項下，接收者根據成本分配計畫設定間接費率。為了製定計劃，接收者需要確定他們認為是間接費用或間接費用的所有費用。然後，使用公平分配間接成本的方法，將該間接成本池分配給接收方所進行的各種專案或活動。
必須根據要求提供文件
雖然成本分配計劃不需要與申請或發票一起提交，但選擇此選項的實體必須能夠提供其成本分配計劃的副本，並且該計劃必須遵循 OMB 指南。以下是成本分配計劃的範例。沒有一個計劃會是相同的，但這些計劃僅供參考，以供參考，了解哪些計劃有效，哪些地方發現了問題。
然而，如果能源委員會工作人員已收到該計劃，並且基於該計劃的間接費率已包含在協議中，這並不意味著該計劃已被能源委員會「批准」為足以用於審計目的。
預算中列出的間接利率不會增加
間接的 率 協議預算中的規定在贈款有效期內不得更改。儘管在贈款期限內不允許提高利率，但預算類別的 總美元價值 如有必要，由於用於計算間接成本的其他預算類別發生變化，可以透過預算重新分配來增加。
使用此選項時的預算制定建議
- 根據贈款協議，接受者只需收取“實際”費用。但是，接受者可以將間接利率設定為高於資助期限內預期的實際利率。這種「填充」將允許接受者繼續將其實際費用計入補助金，即使間接成本意外增加。
- 設備是否包含在基本費率中？如果設備成本非常高，即使其他支出變化不大，包含設備的發票和不包含設備的發票之間的間接索賠金額也會發生巨大變化。這就是為什麼大多數公司不將設備採購納入其間接基礎的原因。如果設備採購包含在間接基礎上，CAM 可以安排接收方的 CFO/會計經理、CAM 和 CEC 審計員召開會議進行討論。
間接費率將接受審計
審計員提供了與審計期間經常發現的間接成本相關的常見錯誤清單，建議接收者避免：
- 接收方的間接成本分配計畫未記錄在案。本公司無法顯示間接成本池中包含哪些成本或如何分配這些成本。
- 接收方已索取預算中列出的費率，而不是實際費率。預算中估計的間接費率不是「協商費率」。接收者必須能夠出示實際費用的文件。這也是其他協議費率（例如直接勞動力）的常見錯誤。
- 接收方每年均未重新計算間接成本。與附加福利類似，每年應重新計算間接成本，並將更新後的費率與申報費率進行比較。然後，收款人可以匯出或貸記多報的金額，或針對少報的金額提交報銷請求。額外索賠受預算類別限制。
- 接收者使用了與成本分配計畫中所示不同的方法來申報補助金的間接支出。例如，對於贈款，接收方要求扣除包括分包商和設備在內的所有直接成本的一定百分比，但該公司的間接成本分配計劃顯示，間接成本僅按勞動力的百分比索取。
- 接收方的間接成本池包括不允許的成本，例如遊說或募款。
- 接收者不適當地將典型的間接費用納入其他預算類別。
- 接收方錯誤地將可分配給特定項目或活動的成本納入間接成本池。只有那些不能與特定項目或一小群項目掛鉤的成本才應包含在間接成本庫中。
- 接收者擁有不只一項資助，兩項資助的基礎/方法不相同。
能源委員會的審計員可能會在撥款初期審查受助者的計畫。此次審查的目的是減少該領域未來的審計結果。然而，此審查並不能保護接收者免受未來審計結果的影響。
利潤
受助者不得從資助協議中收取自己工作的利潤。利潤僅限於子受資助者和供應商。出於 CEC 可報銷費用和匹配的目的，子受資助人的利潤上限為合格預算類別總額的 10%。例如，根據所有協議，子受資助人不能將子受資助人費用的利潤百分比索取為 CEC 可報銷或匹配的。根據某些協議，條款和條件提供了附加條款，指定如何可以或不可以索取利潤，因此請務必查看您的條款和條件以了解此特定資訊。
10% 上限以 CEC 資金和匹配總額計算，這意味著超過 10% 的金額不能用 CEC 資金償還，也不能記入貸方以滿足協議的匹配義務。例如，如果受資助人同意向子受資助人支付合格預算類別 15% 的利潤，則最多只能將總額的 10% 申報為 CEC 可報銷費用和配套費用。接收者必須從非 CEC 來源支付額外的 5%，並且不能將其視為匹配。
定義
「匹配」是指除能源委員會獎勵金額之外，受資助者為支持該項目而提供的資金。
「實體匹配」是由第三方提供的匹配，而不是來自接收者自己的口袋。例：子受資助人捐贈成本、子受資助人捐贈網站。
配套資金需求和限制
Match 的要求與使用 CEC 基金報銷的所有其他支出相同。例如，如果接收方以匹配方式提供勞動力，則仍然需要有時間表等支援。
如果您捐贈空間、土地或設備，申報的匹配價值必須基於 FMV。
放棄的成本（即，非受助者或子受者實際產生的成本）不得用作贈款協議中的配套份額費用。
為贈款協議項目購買商品或服務的折扣節省的費用不得計入匹配份額費用。接受者或子接受者與供應商協商的折扣不能計算在內的原因是，接受者或子接受者沒有承擔因折扣而節省的成本。
子受方可以使用匹配份額資金支付利潤，只要他們能夠證明其他人（例如受方）正在向他們支付匹配份額。配套份額不能來自放棄的成本（即子受方無法支付自己的利潤）。
使用配對來支付超出 CEC 資金預算的費用
如果受助者想要支付的實際費用超出 CEC 基金提供的資金，他們可以將超出部分作為配套基金申請。
間接費率的重要例外：如果接收者或分包方使用最低費率，則他們不能使用實際費率與最低費率之間的差值作為匹配。一旦他們選擇使用實際數據，無論是匹配資金還是贈款資金，一切都將受到審計。
大多數情況下，顧問最好屬於分包商預算類別。
然而，一些接受者將顧問置於直接勞動力預算類別中。如果處理不當，可能會導致會計問題，從而導致審計結果和必須償還的可疑成本。
受助者通常不支付顧問的附加福利和間接費用，但這些費率通常是根據直接人工預算類別計算。如果受助者在計算這些費率時沒有扣除與顧問相關的直接人工，則很可能會申報超額的附加福利和間接費用，而這些費用最終需要返還。
此外，任何列入「直接人工」類別的人員都必須能夠提供可接受的工時表作為備份文件，以證明其在專案上所花費的時間。僅提供列出人員在專案上工作時間的發票是不夠的。更多信息，請參閱“直接人工預算類別指南”中的“可接受工時表的要求”。
最後，利用顧問發票、進度報告和實際合約來核實顧問的小時工資。相比之下，為了驗證員工的時薪，需要使用薪資單和 W-2。